逍遙文工作室

有一次 Retro Meeting，某群夥伴們討論到我們的每日站立會議（Stand-up Meeting）似乎已流於形式，感覺上是個可有可無的會議，也就是說就算沒有每天進行立會，並不會影響產品開發的進行。然而，真的是這樣子嗎？

我們立會至今已進入第三個年頭，一開始是使用 Trello 記錄工作任務，後來採用 Jira 更適合敏捷開發流程。起初報告模式是以「任務」為主，選到該任務就由相關人士來報告，比如要做登入或註冊功能，相關的前後端工程師就會依序報告；現在改以「人士」為主，輪到該人士報告，會將其所有任務簡潔報告出來，譬如我要在今日完成登入功能，明日開始製作註冊功能。

在一個規模完整的團隊中，立會對每個角色來說意義不大相同，在此就幾個問題來探討 Stand-up Meeting：

• 為何需要 Stand-up Meeting？
• 為何有人覺得不需要 Stand-up Meeting？
• 以不同角色看待 Stand-up Meeting 會有何優缺點？
• 為何有人認為 Stand-up Meeting 流於形式？
• 如何讓 Stand-up Meeting 變得有趣？

為何需要 Stand-up Meeting？

站立會議（Stand-up Meeting）是一種短時間、高效率的會議形式，通常每天舉行一次，尤其在敏捷開發（Agile Development）或 Scrum 框架中很常見。這種會議有以下幾個目的和好處：

1. 溝通透明：Stand-up 會議讓團隊成員每天都有機會快速更新彼此的工作進展，這樣每個人都能夠清楚了解整個專案的進度。
2. 快速解決問題：如果有成員在工作中遇到障礙或問題，這些問題可以在 Stand-up 會議中立即提出並得到解決，避免拖延整個團隊的進度。
3. 保持專注與目標一致：每天的會議會幫助團隊成員確認他們的工作是否與整個專案的目標一致，確保大家朝著同一個方向努力。
4. 促進團隊合作：透過這種簡短的交流，團隊成員能更好地了解彼此的工作，增強合作意識，並減少重複工作或誤解。
5. 提高生產力：由於會議時間短暫（通常不超過 15 分鐘），它能強迫大家專注於核心問題，避免不必要的冗長討論，從而提高整體效率。
6. 增強責任感：每個人在會議中都會報告自己前一天的工作和今天的計劃，這種方式能增強成員的責任感，確保每個人都在為團隊的成功做出貢獻。

Stand-up 會議的核心價值在於保持團隊的高效運作，及時解決問題，並確保所有成員都對專案的進展和挑戰有充分了解。

以上也就是 Stand-up Meeting 主要目的。

為何有人覺得不需要 Stand-up Meeting？

雖然 Stand-up 會議在許多團隊中被認為是高效溝通和協作的工具，但也有人認為這類會議並非必需，甚至可能對工作效率產生負面影響。以下是一些人認為不需要 Stand-up 會議的原因：

1. 重複訊息：如果團隊成員每天的工作內容變化不大，Stand-up 會議可能會變成重複訊息的場地，導致浪費時間。
2. 會議疲勞：每天都舉行 Stand-up 會議可能會讓團隊成員感到疲憊，特別是如果會議缺乏結構或主題，成員可能會認為這只是例行公事而缺乏參與感。
3. 時間浪費：有些人認為 Stand-up 會議打斷了他們的工作流程，尤其是在需要深度專注的工作環境中，這種打斷可能會降低整體生產力。
4. 缺乏實質內容：當會議缺乏明確的目標或討論內容時，Stand-up 會議可能會變得流於形式，成員可能會覺得這樣的會議沒有實質意義。
5. 替代溝通方式：有些團隊認為其他溝通方式（如即時通訊工具、電子郵件或專案管理工具）能更有效地傳達進度和解決問題，因此認為 Stand-up 會議並非必需。
6. 不適合分散團隊：對於分佈在不同時區的遠端團隊，安排每日 Stand-up 會議可能會很不方便，而且會議的實際效果可能不如預期。
7. 依賴個人工作風格：不同的人對會議的需求和感受不同，有些人可能更喜歡獨立工作，覺得頻繁的會議反而是對他們時間和精力的消耗。

總之，Stand-up 會議並非適合所有團隊或工作模式。如果一個團隊發現這種會議形式並沒有帶來實質性的好處，甚至影響了工作效率，他們可能會選擇放棄這種會議，轉而尋找其他更適合的溝通與協作方式。

以不同角色看待 Stand-up Meeting 會有何優缺點？

從不同角色的角度來看，Stand-up 會議的優缺點會有所不同。以下是一些常見角色對 Stand-up 會議的看法：

1. 團隊成員（開發者、設計師等）

優點：

• 透明度高：能快速了解其他成員的進展，有助於協調工作，避免重複或錯誤。
• 快速解決問題：如果遇到技術問題或工作障礙，可以立即向團隊尋求幫助。
• 保持專注：每天的會議可以幫助他們明確自己的短期目標，並且時刻與團隊保持一致。

缺點：

• 時間打斷：對於需要深度專注的工作者來說，會議可能會中斷工作流，降低生產力。
• 壓力感：每天報告進度可能會讓一些成員感到壓力，特別是進度不如預期時。
• 訊息重複：如果工作內容變化不大，會覺得每天的更新沒有必要，容易覺得這是例行公事。

2. 敏捷大師 Scrum Master 或敏捷教練 Agile Coach

優點：

• 監控進度：能夠及時掌握整個團隊的工作進展，確保專案朝著正確的方向推進。
• 促進協作：透過 Stand-up 會議，可以快速解決團隊中的問題，促進更好的合作。
• 推動責任感：這種日常會議可以幫助團隊成員保持對工作的承諾與責任感。

缺點：

• 會議流於形式：如果會議缺乏目標或結構，可能會變得無效，反而讓團隊感到厭煩。
• 高頻度管理：Scrum Master 可能需要花費大量時間準備和主持會議，這可能會讓人覺得是管理過度。

3. 產品負責人 Product Owner

優點：

• 了解進度：能夠每天掌握開發進展，及時調整產品優先級和需求。
• 快速回應變更：如果市場需求或產品方向有變化，能夠及時與團隊溝通並做出調整。
• 建立共識：Stand-up 會議是確保團隊理解並朝著同一產品目標努力的重要環節。

缺點：

• 時間限制：會議時間有限，可能無法深入討論每個問題，需要另外安排時間跟進。
• 過度依賴會議：如果每天都需要了解進度和細節，可能會忽略長期策略和規劃。

4. 管理層（如技術主管、專案經理）

優點：

• 宏觀把握：能透過 Stand-up 會議快速了解專案進展和風險，有助於進行宏觀管理和決策。
• 及時干預：如果發現專案進度或方向有偏差，可以立即介入，防止問題惡化。

缺點：

• 可能成為微觀管理：如果過於依賴每天的進度更新，可能會導致微觀管理，讓團隊成員感到受控過多。
• 時間成本：參加多個團隊的 Stand-up 會議可能會佔用管理層大量時間，而這些會議不一定對他們直接有用。

5. 遠端工作者

優點：

• 保持連接：能與團隊保持日常的聯繫，減少因地理距離產生的隔閡感。
• 增強參與感：每天參與 Stand-up 會議有助於他們感受到自己是團隊的一部分。

缺點：

• 時區問題：不同時區的團隊成員參加 Stand-up 會議可能不方便，會議時間可能在他們的非工作時間。
• 技術挑戰：網路連線不穩定或技術故障可能會影響參與效果。

從以上不同角色的視角可以看出，Stand-up 會議的優缺點會因職責和工作環境的不同而有所變化。根據各自的需求和挑戰，每個角色可能會對 Stand-up 會議有不同的期待和看法。

為何有人認為 Stand-up Meeting 流於形式？

有些人認為 Stand-up 會議流於形式，這通常是因為會議未能達到其原本設計的效果，或者因為會議形式過於僵化，導致其失去實質意義。以下是一些可能導致這種情況的原因：

1. 缺乏明確目標

• 例行公事：如果會議只是每天例行公事，參與者可能僅僅是完成任務，而沒有真正關心會議內容或結果。
• 沒有實質討論：如果會議中沒有實質性問題被提出或解決，那麼它可能會變成一個簡單的進度報告，而缺乏實際的討論和互動。

2. 訊息重複

• 內容過於相似：當每天的更新內容變化不大，參與者可能會感到無趣，覺得沒有必要每天重複相同的訊息。
• 缺乏變化：如果每個人每天只報告相同或類似的工作，這種重複性會讓會議變得乏味。

3. 缺少互動

• 單向報告：如果會議只是每個成員輪流報告，而沒有任何交流或討論，這種形式可能會讓人覺得這不是一個真正的團隊協作，而只是個人的例行報告。
• 忽視團隊需求：會議過程中，如果沒有對成員的需求或困難進行探討和解決，會讓人覺得這個會議對整個團隊來說意義不大。

4. 時間過短或過長

• 時間過短：如果會議過於匆忙，導致成員無法充分討論問題，這會讓人感覺會議流於形式，只是草草了事。
• 時間過長：如果會議超過了預定的短時間限制，成員可能會覺得這樣的會議變得冗長，無法達到預期的高效效果。

5. 強制參與

• 缺乏靈活性：如果團隊成員感到被強制參加會議，尤其是在他們認為會議對他們的工作無幫助時，這會增加他們的抵觸情緒，認為會議流於形式。
• 忽略個人工作風格：不同的人有不同的工作習慣和風格，如果會議形式過於僵化，無法滿足個人的工作需求，成員可能會覺得這種會議形式不適合他們。

6. 缺乏行動後續

• 問題未得到解決：如果會議中提出的問題沒有在會後得到有效的跟進和解決，成員可能會覺得會議並無實質效果，只是形式化地提出問題而已。
• 缺乏決策和行動：如果會議後沒有產生具體的行動計劃或決策，那麼參與者可能會覺得這只是例行的匯報，沒有實際意義。

7. 會議文化問題

• 不良會議文化：有些組織可能將 Stand-up 會議當作一種必要的儀式，而非真正有價值的活動，這會導致會議變成一種形式化的例行活動，沒有實質性的貢獻。
• 過度依賴形式：有些組織過於強調會議形式的標準化，忽視了根據團隊需求進行靈活調整，這種僵化的方式會讓會議變得形式化。

這些因素可能會讓 Stand-up 會議失去其原本應有的效果，使得參與者感到這只是每天例行的任務，而非有價值的溝通和協作工具。

如何讓 Stand-up Meeting 變得有趣？

要讓 Stand-up 會議變得有趣，可以透過增強互動性、靈活性和創意性來提升會議的吸引力和效果。以下是一些方法：

1. 改變會議形式

• 輪流主持：讓團隊成員輪流主持會議，每個人都可以帶來不同的風格和創意，增強參與感。
• 隨機站位：每次會議開始時，讓大家隨機選擇站位，這樣可以打破固定的模式，促進不同成員之間的互動。
• 站位變化：每次會議選擇不同的站位方式，比如圓圈、螺旋形或站在特定物品周圍，這樣能增添趣味性。

2. 加入趣味元素

• 有趣的開場：開始會議前，可以讓每個人分享一個有趣的事實、笑話或最近的有趣經歷，活躍氣氛。
• 使用道具：引入簡單的道具，如「會議權杖」或「說話棒」，讓持有道具的人才能發言，這可以增加一點儀式感和趣味。
• 每日挑戰：設置小挑戰或遊戲，比如讓每個人用一個詞形容今天的心情，或用一句話總結昨天的成就。

3. 改變會議節奏

• 縮短時間：將會議時間控制在 5-10 分鐘內，強調快速更新，減少冗長，這樣會讓會議更具活力。
• 偶爾換時間：每隔一段時間改變一下會議時間，選擇不同的時段讓大家參加，打破常規的工作節奏。

4. 加強互動

• 提問與回饋：鼓勵成員在會議中相互提問或給出回饋，這樣可以促進更多的交流和互動，避免會議變成單向報告。
• 集體決策：對於某些決策或問題，讓團隊集體投票或討論，讓每個人都參與其中，增強參與感。

5. 創建主題會議

• 每周一個主題：每周選擇一個主題，如「提高生產力的一個小技巧」或「分享一次成功經驗」，讓每個人都圍繞這個主題簡短發言。
• 個性化更新：讓每個人用一種創意方式來更新自己的進度，比如透過圖畫、故事或比喻，讓內容更加生動有趣。

6. 善用技術

• 使用圖表和工具：在遠端會議中，可以使用線上白板、投票工具或可視化進度工具，讓會議更加互動和有趣。
• 視訊會議背景：如果是遠端會議，鼓勵成員使用有趣的視訊背景，或設置特定主題的背景，增加一點輕鬆的氛圍。

7. 設立獎勵

• 小獎品或獎勵：對於在會議中提出有用建議或完成挑戰的成員，設立小獎品或積分系統，增加成員的參與動機。
• 團隊慶祝：每完成一個小里程碑，利用 Stand-up 會議時間進行簡單的慶祝，增加團隊凝聚力和愉悅感。

8. 尊重時間

• 準時開始與結束：保持會議準時開始與結束，尊重大家的時間，避免會議拖沓，這會讓成員更願意參與並且覺得這個會議是有價值的。

透過這些創意和變化，可以讓 Stand-up 會議變得更加有趣和有效，不僅提高團隊的參與度，也能增強團隊的合作和士氣。

總結

一個制度總是會有其優缺點，若進行到了無新意，大概是時候做改變啦～過去我們有專員負責主導敏捷開發，也就是敏捷教練這個角色，他會每兩個禮拜準備令人眼睛為之一亮的小活動，讓每個人都有機會表現，特別是在 Retro Meeting，另外使用 Miro 平台在網路上互動。

對身為準管理者的我來說，我會想要短時間內知道每個工程師部門在做什麼事，儘管有聽沒有很懂，畢竟有近 20 位工程師報告，但至少知道有那麼一回事，往後若有相關事務，即可尋求該工程師協助。

於是乎，就當作每天要準時上班，立會每天都要進行。

把職涯拉長來看，每個人都有機會經歷初級、進階、管理等職位，總有一天，此訓練經驗會派上用場。😌